Wer Studium und Familie unter einen Hut bekommen möchte, für den ist ein gutes Zeitmanagement das A und O. Alltägliche Dinge müssen schnell erledigt werden und jeder Freiraum sollte optimal genutzt sein. Wer gut organisiert ist, ist nicht nur effektiver in dem was er tut, sondern hat auch die Möglichkeit, gezielt Pausen und „Ich-Zeit“ einzuplanen, welche wiederum sehr wichtig für das eigene psychologische und körperliche Wohlbefinden ist.
Doch was ist eigentlich Zeitmanagement, wie sieht das konkret aus und wie kann man effizienten Umgang mit seiner Zeit erlernen?
Zunächst einmal sollte man versuchen, einen gewissen Alltag zu entwickeln, mit festen Tagespunkten wie zum Beispiel „Kind zu Kita bringen“, „Vorlesung“ oder „Ein Stunde Bibliothek“. So entsteht eine Routine, die einem dabei helfen kann, den eigenen Tag zu strukturieren. Schwierig wird es natürlich, wenn diese Routine durcheinandergebracht wird und mal wieder alles auf einmal anzustehen scheint.
To-Do Listen sind ein essentieller Bestandteil guten Zeitmanagements. Wer sich eine Liste für den Tag oder die Woche schreibt, kann dabei schon nach wichtigen und weniger wichtigen Dingen sortieren und macht sich im Kopf schon einen groben Plan, wann was gemacht werden könnte. So läuft man außerdem nicht in Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen und man kann unerwartete Freiräume nutzen, um weitere Punkte abzuhaken. Oft hört man das Argument, das Schreiben einer To-Do Liste nehme schon genügend Zeit in Anspruch, doch das ist meist nicht der Fall. Die Zeit, welche man sich zum Erstellen einer solchen Liste nimmt, kann sehr entspannend wirken und man fühlt sich nicht von wirren Gedanken erschlagen, die einen erinnern, was noch alles zu tun ist. Man kann ruhig und sachlich aufzählen und gliedern und spart so im Endeffekt oft sogar noch Zeit.
Struktur und Regelmäßigkeiten sind wichtig, wenn man das Gefühl hat mehr Aufgaben als Zeit zu haben. Es macht keinen Sinn, zu versuchen alles zu machen und dabei alles nur halbherzig oder unvollständig zu machen, sodass man später nochmals damit anfangen muss. Besser ist es, Dinge nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu Ordnen und sie der Reihe nach abzuarbeiten.
Viele Psychologen und Trainer sehen auch schlechte Kommunikation als Ursache für Zeitmanagement. Man sollte sich gezielt mit den Menschen in seinem Umfeld absprechen und klar festlegen, wer für was zuständig ist. So vermeidet man oft Stress durch Missverständnisse.
Wer trotz Listen und Struktur das Gefühl hat, nicht mit der Arbeit hinterherzukommen und weiterhin Chaos und Stress regieren, sollte sich überlegen, ein professionelles Zeitmanagement Coaching zu machen. Viele Universitäten bieten Workshops zu effizientem Zeitmanagement an. Auch Workshops zu effizientem Lernen können hilfreich sein. Wer effizient lernt schafft mehr Stoff in weniger Zeit und kann diese Zeit für andere wichtige Dinge nutzen.
Hier ein paar konkrete Methoden und Tipps für effektives Zeitmanagement:
Getting Things Done – GTD
Die GTD Methode von David Allen wird als Work Life Management System charakterisiert. Der Grundgedanke, der dem System zugrunde liegt ist der des Listen Schreibens und Erfassens von Aufgaben. Alle Aufgaben sollen in einem System erfasst und verwaltet werden, so dass man den Kopf für das Erledigen der Dinge frei hat. Schritt für Schritt kommt man mit dem System einem geordneten und systematischen Alltag näher. Zunächst werden alle Aufgaben erfasst, anschließend werden die Aufgaben durchgearbeitet (es wird also zum Beispiel überlegt, wie lange man für eine gewisse Tätigkeit braucht), als dritter Schritt folgt das Organisieren der Aufgaben in verschiedene Kategorien und nach einer weiteren Durchsicht oder Kontrolle werden die Aufgaben dann erledigt.
Not-To-Do-Liste
Für viele scheint diese Liste auf den ersten Blick reine Zeitverschwendung und etwas absurd, doch wer wirklich einmal eine solche Liste erstellt hat kann auch das sehr hilfreich finden. Wer gezielt darüber nachdenkt, wo er seine Zeit verschenkt und welchen unnötigen Zeitfressern er täglich auf den Leim geht, wird diesen gegenüber sehr viel aufmerksamer. Wer sich bewusst ist, wo er seine Zeit verplempert, kann von diesen Dingen Abstand halten.
Zu den größten Zeitfressern gehören etwa Soziale Netzwerke, in denen man ständig nach Neuem schaut, auch wenn es eigentlich überhaupt nichts gibt. Auch das ständige checken von Emails kann ein Zeitfresser sein. Besser man richtet sich eine Benachrichtigung aufs Handy ein, wenn einmal wirklich etwas Wichtiges ankommt.
Das Eisenhower-Prinzip(auch Eisenhower-Matrix)
Nach dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben in Kategorien eingeteilt, nach denen sie abgearbeitet werden. Es wird unterschieden zwischen dringenden und nicht dringenden sowie wichtigen und nicht wichtigen Aufgaben. Diese werden in einer Matrix also in vier Quadranten eingeteilt. In den Zeilen der Tabelle wird unterschieden zwischen wichtig und unwichtig und in den Spalten der Tabelle in dringend und nicht dringend. Anschließend werden alle anstehenden Aufgaben in eines der Felder eingeteilt. Es kann also vier Arten von Aufgaben geben: dringend und wichtig, dringend und nicht wichtig, nicht dringend und wichtig, nicht dringend und nicht wichtig. Nach dieser Reihenfolge werden die Aufgaben dann auch abgearbeitet.
Entwickelt wurde dieses Prinzip von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower, der mit dieser Methode seine Aufgaben verwaltet hat.
ABC-Analyse
Ähnlich wie beim Eisenhower Prinzip geht es auch bei der ABC Analyse darum, Aufgaben zu systematisieren und in eine Reihenfolge zu bringen, nach der man sie abarbeiten kann.
A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben, welche nur von der Person selbst ausgeführt werden können, also nicht delegierbar sind. B-Aufgaben sind auch noch wichtig, können jedoch auch weiterdelegiert werden und C-Aufgaben sind zwar eher unwichtig, machen jedoch häufig einen Großteil der Arbeit aus, da sie alttägliche Aufgaben umfassen.
Es geht nun darum, eine gewisse Ausgewogenheit zwischen den Aufgabenarten herzustellen. Keinesfalls soll man nun nur noch die A-Aufgaben erledigen, es geht vielmehr darum, den verschiedenen Aufgabenarten unterschiedlich viel Zeit zuzuordnen. Diese Zeit sollte auch in Zusammenhang der Menge der erledigten Aufgaben stehen. Während man zwar nur wenig A Aufgaben erledigt, sollte diesen viel Zeit zugeschrieben werden, im Gegensatz dazu sollten möglichst viele C Aufgaben in möglichst wenig Zeit abgearbeitet werden.
Pareto-Prinzip
Auch das Pareto Prinzip ordnet Aufgabentypen gewisse Zeitanteile zu. Benannt nach Vilfredo Pareto, sagt es aus, dass 80 % der Aufgaben in 20 % der Gesamtzeit erledigt werden sollen. Die verbleibenden 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit bzw. benötigen die größte Anstrengung.
Zwar wird an diesem Prinzip oft seine pauschale Verallgemeinerung kritisiert und es ist nicht immer auf alle Aufgaben und Situationen anwendbar, doch als grobe Richtlinie oder als Merksatz kann es sehr hilfreich sein.
Über das Thema Zeitmanagement gibt es unzählig viele Bücher und es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden. Letztendlich muss man für sich selbst herausfinden, was einem hilft und wie man seine Zeit gut organisieren und einteilen kann. Oft kann eine Mischung aus unterschiedlichen Methoden das Beste für einen selbst sein und andere entwickeln ganz eigene Taktiken. Wichtig ist es, dass man sich über seine Aufgaben im Klaren ist und nichts vergisst. Außerdem sollte man zeitfressende und ablenkende Tätigkeiten wie das checken Sozialer Netzwerke auf gewisse dafür vorgesehene Zeiträume verbannen und sich so selbst zu schützen. Mit ein wenig Übung und Disziplin sollte das eigene Zeitmanagement dann kein Problem mehr sein und wenn alle Aufgaben erledigt sind kann man sich entspannt zurücklehnen.